Statut EASA

Vous trouverez ci-après les statuts de l’EASA, Association Européenne des Conseillers à la Sécurité, enregistrés au Luxembourg : Attention seule, la version Française des statuts fait foi selon la législation du Luxembourg.

Association Européenne des conseillers à la sécurité pour matières dangereuses.

European Association of dangerous goods Safety Advisers (EASA)

I.STATUTS

Article I : NOM.

Le nom de l’organisation est « European Association of dangerous goods Safety Advisers (EASA) – (nommé ci-après « fédération » ou « EASA »)

Article II : Objet.

L’association est une association sans but lucratif d’après la loi du 21.4.1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif avec toutes ses modifications :

Mem.1928,521 et 773, mod L 4 Mars 1994,Mém 1994, 300 ;L 19 décembre 2002, Mém 2002, 3630 ;

L 19 décembre 2008, Mém 2008, 2622.

Article III : But.

Le but de la fédération est de promouvoir des activités qui appuient l’intérêt de la sûreté et la sécurité dans le domaine du transport des matières dangereuses et la formation et examens des conseillers à la sécurité pour matières dangereuses.

Article IV : Structure.

La fédération est l’organisation européenne des fédérations nationales des conseillers à la sécurité pour matières dangereuses.

Article V : Fonctions et Activités.

Les fonctions et activités de la Fédération sont déterminées par les Statuts et le glossaire. Les activités de la Fédération sont déterminées par l’Assemblée Générale qui est composée par tous les membres de la Fédération.

Article VI : Siège.

Le siège officiel de la fédération est le bureau du Secrétaire Général de la fédération, 23 am Scheerleck L-6868 Wecker (Luxembourg)

Article VII : Objectifs.

Les objectifs généraux de la fédération sont :

  • établir des liaisons effectives entre les personnes et organisations qui sont en relation avec les obligations de conseillers à la sécurité pour matières dangereuses, de leur formation et  les examens .
  • établir des moyens officiels de communication entre ses membres et organisations y relatives
  • organiser des conférences et séminaires ayant comme sujet les problèmes d’intérêt commun.
  • trouver des solutions concernant des problèmes pouvant surgir en relation avec la formation et les examens des conseillers à la sécurité pour matières dangereuses. Le but de la fédération est de promouvoir des activités qui appuient l’intérêt de la sûreté et la sécurité dans le domaine du transport des matières dangereuses et la formation et examens des conseillers à la sécurité pour matières dangereuses.
  • élaborer des recommandations pour les organisations nationales et internationales sur des  questions  en relation avec le sujet de conseiller à la sécurité pour matières dangereuses, si dans l’optique de la fédération cela s’avère utile ou nécessaire.
  • conseiller les  organisations nationales dans l’interprétation de la législation européenne et les lois  respectives en cas de problèmes.

Article VIII : Membre.

La fédération se compose de membres.

Les membres ne sont pas  tributaires d’une base nationale, il n’y a pas de restriction concernant le nombre de membres d’une nationalité ou institution.

Toute organisation avec un intérêt déclaré concernant la matière est éligible comme membre.

La liste des membres fait l’objet de l’annexe 1.

Article IX : Adhésion et exclusion de membres.

La demande d’adhésion devra être un formulaire d’adhésion fourni soit par le Secrétaire  Général ou le Trésorier Général.

Un registre officiel des membres actifs de la fédération est disponible dans le siège de la fédération.

La qualité de membre peut être terminée par demande écrite du membre adressée au Secrétaire Général.

L’exclusion peut être prononcée en cas de non-paiement de la cotisation  pendant deux ans consécutives ou par un vote majoritaire du Conseil d’Administration (Executive Board) pour des raisons qui devront  être communiquées  par écrit au membre au plus tard 6 mois après que le vote a été prononcé.

Article X : Souscriptions et donations :

L’adhésion de différentes catégories de membres se fait par des cotisations annuelles à la Fédération. Les différentes catégories de membres sont fixées par la Fédération sur avis du Conseil d’administration. Les cotisations varient selon le statut économique des membres.

Les catégories de membres sont déposées au Secrétariat Général. Les membres peuvent choisir  de payer plus que le minimum requis dû à leurs moyens économiques individuels.

La fédération peut recevoir des donations gérée par la Trésorerie Générale de la Fédération ou pour des activités spéciales de l’EASA approuvées par le Conseil d’administration.

Toutes les cotisations and donations devront être transférées au Trésorier de la Fédération.

Article XI : Droits et privilèges des membres :

Tous les membres :

  • participent dans les affaires de la Fédération, incluant aussi le droit de vote par procuration sauf si spécifié autrement dans les Statuts et ses annexes.reçoivent une liste  de toutes les publications de la Fédération et une copie de certaines publications d’un intérêt général.
  • obtiennent une copie de toutes les publications de la Fédération en cas de demandes par les membres, gratuitement ou à un prix privilégié selon la position financière de la Fédération.

Article XII : Obligations des membres (Restrictions) :

Aucun membre ne peut utiliser la carte de membre de l’EASA pour faire une extension de ses propres intérêts ou pour une autre organisation, sauf s’il est prévu dans les statuts ou glossaire.

Aucune publication de l’EASA ne peut porter une indication de sponsoring de n’importe quelle organisation ou institution sauf  celle énumérée dans l’article III des statuts, sauf pour des raisons de connaissance pour une assistance financière ou collaboration dans des programmes pour des objectifs futurs d l’EASA.

La publicité commerciale est autorisée dans les publications de l’EASA sous conditions qu’elle est accompagnée par une mention que l’éditeur ne peut  pas être rendu responsable du produit ou des énonciations de la publicité.

EASA n’est pas responsable pour des  proclamations et actes de ses membres non autorisés pas l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration.

Article XIII : Conseil d’Administration :

Le conseil d’Administration doit être constitué par des membres qui ont été élus ou cooptés.

Le Président d’EASA est d’office membre du Conseil d’Administration.

Le président, le Vice-Président et les autres membres doivent être élus par la procédure suivante :

Pas plus tard qu’une année avant la date annoncée de la prochaine Assemblée Générale, le Président doit désigner un « Comité de nomination » qui devront faire une liste de candidats pour les membres à  élire  pour le Conseil d’Administration.

Pas plus tard que deux mois après sa constitution, le comité de nomination doit envoyer la liste de candidats au Président, suivi d’informations biographiques appropriés et une déclaration écrite que les nommés serviront la Fédération en cas d’élection.

Pas plus tard que 9 mois avant la date annoncée de l’Assemblée Générale suivante, le Secrétaire doit faire part de la liste aux membres avec la demande formelle qu’une nomination additionnelle doit être déposée dans les deux mois après cette lettre de faire-part. Chaque nomination additionnelle doit être soutenue par deux membres et la nomination doit être accompagnée par une lettre écrite d’assurance de volonté à assurer le mandat en cas d’élection. Seulement des membres actifs souscrits sont éligibles  pour l’élection.

Six mois avant la date annoncée de l’Assemblée Générale suivante, le Secrétaire enverra la liste finale des nominations et des bulletins de vote. Lors de leur retour les bulletins de vote seront comptés et le résultat sera proclamé à l’Assemblée Générale suivante.

Les membres  du Conseil d’Administration devront refléter les intérêts de la Fédération.

Les membres du Conseil d’Administration auront mandat pour  une période de quatre ans, mais seront rééligibles.

Des absences personnelles des membres du Conseil d’administration entre les Assemblées Générales doivent être substitués  sur avis des  membres restants du conseil entre les membres de la Fédération. Des membres ainsi cooptés peuvent dénoncer pendant la prochaine Assemblée Générale, mais seront immédiatement éligible pour une nomination pour le Conseil d’Administration.

Article XIV : Membres du Conseil d’Administration.

Les membres du conseil d’Administration seront un président, un vice-président, un secrétaire général, un secrétaire adjoint, un trésorier et un trésorier adjoint. Les tâches peuvent être combinées temporairement sur avis du Conseil.

Les membres du Conseil d’Administration sont les officiers exécutants de l’EASA.

Les membres du Conseil  d’Administration avec leurs coordonnés (date et lieu de naissance, profession, nationalité et adresses officielle) font l’objet de l’Annexe 2.

Article XV : Les tâches de l’EASA et les membres du Conseil.

Le Conseil d’Administration doit superviser le travail de la Fédération, exécuter des décisions de l’Assemblée Générale et en général promouvoir les objectives de la Fédération.

Le président présidera l’Assemblée Générale de la Fédération et les réunions du Conseil d’Administration.

Le Vice-président devra faire aboutir les tâches et exécutera les obligations du président pendant une période d’absence ou incapacité du président. Les tâches du secrétaire incluront la rédaction des rapports de la réunion de l’Assemblée Générale et les réunions  du Conseil d’Administration. La publication des rapports de ces réunions doivent être réalisées au plus tard 3 mois après ces réunions. En outre  le Secrétaire Générale a la responsabilité pour le maintien de la liaison entre le Conseil d’Administration, autres organisations, organismes, autorités et les membres de l’EASA.

Les tâches du Secrétaire Adjoint consistent à supporter le Secrétaire Générale dans ses tâches ou à faire des tâches spéciales sur demande du Secrétaire General.

Le trésorier est responsable pour l’administration des finances de l’EASA et est autorisé à recevoir de l’argent pour le compte de l’EASA et payer les dépenses qui demandent le travail de l’EASA.

Le Trésorier doit livrer chaque année un rapport de la balance des finances  au Conseil d’Administration et doit aussi livrer un rapport financier et un rapport de balance des finances concernant chaque réunion.

Les tâches du Trésorier Adjoint consistent à supporter le Trésorier dans ses tâches ou de faire des tâches spéciales sur demande du Trésorier.

Article XVI : Signatures et Certification des documents :

Les contrats et les documents légaux, autres que des chèques, doivent être signés par le Président et un membre du Conseil d’administration, après approbation par le Conseil d’Administration.

Le paiement de factures ou autres dépenses du compte de l’EASA devront être payés par des chèques ou virements pourvu d’une empreinte EASA et nécessitent la seule signature  du trésorier.

Article XVII : Réunions et quorums :

Une réunion régulière des membres de l’EASA est  appelée Assemblée Générale et doit être tenue annuellement.

Date et lieu des réunions sont fixés par le Conseil d’Administration.

Des réunions non régulières peuvent être tenues à n’importe quelle date  déterminées par le Conseil d’Administration, mais pas plus tôt que  trois mois après information des membres.

Le conseil d’administration devra se réunir avant l’Assemblée Générale aux lieux et dates décidés par le Conseil d’Administration.

Des organisations qui soutiennent l’EASA peuvent être invitées officiellement d’envoyer des observateurs  sur toutes les réunions si elles le souhaitent.

Des observateurs officiels peuvent être invités  par le Conseil d’administration pour assister à  ces réunions pour une partie ou pour toute la séance.

Le quorum pour une transaction financière ou commerciale doit être approuvé par  deux tiers des membres présents à l’Assemblée Générale.

Toutes les décisions seront prises par simple majorité des voix, inclus celles des membres présents et ceux des voix par procuration approuvée, exception faite qu’un tiers des membres présents peuvent demander un vote par correspondance de tous les membres sur n’importe quel point de l’ordre du jour.

Dans le cas où le quorum n’est pas atteint, le Président doit annoncer à l’Assemblée Générale que la réunion est remise à une date ultérieure, et si  alors le quorum n’est pas atteint de nouveau, les membres présents à cette réunion représentent le quorum de vote.

Le quorum  pour des transactions commerciales à chaque réunion est de deux tiers.

Article XVIII : Appels.

Des appels contre les décisions du Conseil d’administration dans leurs  fonctions pour l’EASA doivent être faits par écrit au Secrétaire Général par au moins 5 membres de l’EASA.

Le Secrétaire Générale doit transmettre des appels de la sorte à l’Assemblée Générale.

Si des appels sont présentés contre une décision de l’Assemblée Générale ces appels doivent être accompagnés par une recommandation du Conseil d’administration.

Des recommandations  pour action contre ces appels de l’assemblée Générale doivent être soumises au vote par correspondance pour tous les membres de l’EASA.

Article XIX : Groupes de travail.

Le Conseil d’Administration peut instaurer des groupes de travail demandés par l’Assemblée Générale et entre les assemblées, si ces ad-hoc groupes de travail sont nécessaires pour le fonctionnement effectif des affaires de l’EASA.

Le Conseil d’Administration peut déterminer le thème de référence de chaque groupe de travail s’ils ne sont pas autrement définis par l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration aura l’option de désigner le Président  de chaque groupe de travail ou de  déléguer le choix du Président au groupe de travail lui-même.

Pour le choix d’un délégué du groupe de travail, ce délégué doit être choisi parmi les membres du groupe de travail.

Le Conseil d’Administration peut dissoudre tout groupe de travail, si dans l’opinion du Conseil d’administration, la tâche du groupe de travail est achevée ou si le comité a cessé de fonctionner effectivement.

Dans ce dernier cas le Conseil d’Administration peut reconstituer le groupe de travail et reporter ses actions  à la prochaine Assemblée Générale.

Chaque groupe de travail doit présenter un rapport au secrétaire Général qui le transmettra au Conseil d’Administration deux mois avant l’Assemblée Générale pour le présenter lors de cette Assemblée Générale.

Tous les groupes de travail sont dissous à la Séance de l’assemblée Générale.

Le nouveau conseil d’Administration élu pendant l’Assemblée Générale détermine de nouveau les valeurs et fonctions de chaque groupe de travail, et dans le sens des statuts, reconstitue si besoin  les groupes de travail, avec les mêmes ou autres membres.

Article XX : Amendement des Statuts.

Des changements ou articles additionnels dans le corps des statuts seront fait selon la manière définies dans le glossaire point G.

Article XXI : Dissolution 

En cas de  dissolution de l’association décidé par l’Assemblée Générale  le patrimoine de l’association sera constaté par un acte authentique devant le notaire et fera le sujet d’une donation  à une organisation à caractère caritatif  ayant son siège au Luxembourg choisi  par le Conseil d’administration.

L’Assemblée Générale ne peut prononcer la dissolution de l’association que si les deux tiers de ses membres sont présents. Si cette condition n’est pas remplie, il pourra être convoqué une seconde réunion qui délibèrera  valablement quel que soit le nombre des membres présents. La dissolution ne sera admise que si elle est votée à la majorité des deux tiers des membres présents.

Toute décision qui prononce la dissolution, prise par une assemblée ne réunissant pas les deux tiers des membres de l’association est soumise à l’homologation du tribunal civil.

Article XXII : Dispositions finales.

Tous les cas non prévus par les présents statuts sont tributaires des textes concernant la loi et ses modifications citées dans le chapitre 2  sous  objet des présents statuts.

Le tribunal civil responsable sera le tribunal de et à Luxembourg.

Font partie intégrale des présents statuts : II Glossaire et les Annexes 1 et 2

Annexe 1 = Membres de l’association

Annexe 2 = Coordonnées du Conseil d’Administration

II GLOSSAIRE :

  1. Droits de vote :

Chaque membre qui a payé sa contribution annuelle à l’EASA a un vote à l’administration de l’EASA.

Chaque membre ordinaire peut voter personnellement ou par procuration ; dans le cas d’élection de membres pour le Conseil d’administration par correspondance.

  1. Autorisation de procuration :

Chaque membre qui a un droit de vote peut désigner un autre membre de l’usage de son vote lors des réunions de l’EASA. Notification de la procuration doit être faite en écrit au Secrétaire Général  en désignant celui qui aura la procuration et précisant la réunion dans laquelle le vote par procuration sera fait.

  1. Vote par correspondance :

Excepté le droit par correspondance  pour l’élection des membres du conseil d’Administration de l’EASA, laquelle doit être assurée selon l’article XII des statuts, quand il y a vote par correspondance déclarée et faite, les bulletins de vote reçus par le Secrétaire General seront pris en considération pendant les six mois  après leur date d’émission et une décision sera  prise sur la simple majorité des bulletins de vote.

  1. Groupes de travail :

Toute sorte de groupe de travail peut être instaurée par le Conseil d’Administration lors de l’Assemblée Générale pour traiter un sujet spécial, une tâche spéciale ou un thème spécial dans un certain laps de temps et pour donner un rapport à l’Assemblée Générale.

  1. Souscriptions et donations :

Si aucune autre décision ne sera prise par l’Assemblée générale la souscription (cotisation) annuelle est de 100 €.

  1. Contrôle du bilan financier :

Un contrôle des livres du trésorier pour rapport à l’Assemblée Générale et annuellement  au Conseil d’administration doit être fait par deux membres individuels élus par l’Assemblée Générale.

Cependant, l’Assemblée Générale peut sur recommandation du Conseil d’Administration désigner des auditeurs pour réviser les comptes de l’EASA, qui devront reporter leurs résultats à la prochaine réunion régulière de l’Assemblée générale ou  à toute autre réunion non régulière après l’Assemblée Générale ou  au Conseil d’administration pour discuter les affaires financières.

  1. Changement des Statuts et du glossaire :

Des propositions  pour des changements des Statuts et du glossaire doivent être faites par écrit par deux membres de l’EASA.

Les changements sont adoptés par majorité simple des votes par correspondance organisé par le Secrétaire General sous ordre du Conseil d’Administration après  que les membres avaient eu l’occasion de revoir et commenter les propositions.

Un changement devient effectif après publication ou notification du Secrétaire General mais au plus tard à l’annonce de la date de la prochaine Assemblée Générale.